ユーザに読んでもらうためのシステム操作マニュアル作成方法【簡単サンプルつき!】




せっかくシステム操作マニュアルを作ったのに、読んでもらえない、読まずに電話やメールで問い合わせがくることって、よくありませんか?

直接聞いた方が早い!という現場ユーザの気持ちも分からなくもないですが、それだとせっかく作ったマニュアルの意味がありませんよね。

この記事では『読んでもらえる』システム操作マニュアルの作り方をお教えします。

あるポイントを踏まえるだけで、劇的にマニュアルが読みやすくなるのです!

ポイントを踏まえたマニュアルで、現場の方に読んでもらい、問い合わせ件数を減らせるようにしていきましょう!

※サンプルマニュアルは、ページ最下部からダウンロードください。

わかりやすいマニュアルとは

わかりやすいマニュアル、それは電化製品のマニュアルです。

あなたも一度は何かしらの製品のマニュアルを見たことがあるんじゃないでしょうか?

こちらはパナソニックのスティック型掃除機の操作マニュアルです。

パッと見、ごちゃごちゃしすぎず、図や番号も振られていてわかりやすいですよね。

ユーザは、パッと見で分かりにくそうという印象を持てば、それ以上は見てくれなくなります。

あなたもスマホアプリの操作マニュアルが分かりにくければ、読み飛ばしていくことってよくないですか?

そうならないためにも、あなたの作るシステム操作マニュアルもユーザが見て、感覚的にわかるようなマニュアルにしていきましょう。

それでは次の章からマニュアルを作る上でのポイントを見ていきましょう。

【ポイント1】図・絵を多用する

文字ばかりだと、マニュアルを読むのも疲れますよね。

パッと見て分かるようにするには、図や絵を使うのが一番です。

例えば、クリックしてほしいボタンがあれば、このように画面キャプチャを貼り付けて、赤枠で囲みましょう。

文字のみだと、「SAPメニュー -> 会計管理 -> 財務会計 -> 記帳 -> 外部から取得 -> 自動総裁仕訳のある取得」をクリックしてください。

となり、かなり読みにくいですよね。。。

文字を加え流のは、補足が必要な場合のみにしましょう。

例えば、上の「自動総裁仕訳のある取得」で実は右クリックをしてほしい場合に、補足で「右クリック」と付け加えましょう。

何も記載がなければ、普通の人だと、左クリックをしてしまいますよね。

【ポイント2】通常の使い方のみを説明

1つの画面にいろいろな機能がある場合、漏れがないように、すべての機能の説明をしてしまいがちです。

しかし、ユーザからすると、どれが大事で、どれが大事でないかの判断ができません。

マニュアルには、正攻法の通常使う機能のみの説明を記載しましょう。

では、記載しない機能についてはどうすればいいの?という疑問が出てきます。

そういった機能は、上級者向け機能として、マニュアルの最後の方に、まとめて記載しましょう。

【ポイント3】数字で手順を書く

入力する項目の順番や、クリックするボタンの順番を入れるだけで、パッと見ただけで操作する手順が分かりやすくなります。

操作に補足がある場合は、数字の横にコメントを入れましょう。

【ポイント4】1機能、2ページに収める

すべての機能が100ページものマニュアルに入っていると、読む気がなくなりますよね。

そんなとき、必要な機能だけが1枚の紙に入っていると、読む方は読む前から気が楽になりますよね。

システム操作マニュアルも、機能ごとにできるだけ2ページで収まるように工夫しましょう。

なぜ2ページかというと、裏表印刷で1枚に収まるからです。

現場ユーザは今でも印刷する文化が残っています。大量の紙のマニュアルだと印刷する気も起らず、読まれないということにもなりかねません。

また、機能ごとにファイルを分けてあげていた方が親切ですね。普段パソコンを使う人は、印刷のページ設定でページ指定ができることは知っている人が多いですが、現場ユーザの方のことを考えると、機能ごとにファイルを分けて、必要なファイルだけを印刷する方が分かりやすいです。

作る側は、手間になりますが、読んでもらえるマニュアルのためにも一工夫しましょう。

【ポイント5】フォントは、「Meiryo UI」を使おう

あなたの会社で、フォントの指定が特にないのであれば、「Meiryo UI」を使いましょう。

Office にも標準で入っており、非常に読みやすいフォントです。

昔ながらの、「明朝」や「ゴシック」を使われていて、「Meiryo UI」を使ったことがないという方は、ぜひ一度使ってみて下さい。

あなたの資料が数倍読みやすく、カッコよくなりますよ。

Word, Excel, Power Point ともに、初期設定でフォントの指定ができるので、「Meiryo UI」を初期設定しておくと便利です。

プラスアルファの工夫

印刷して持って行ってあげる

ユーザのところまで印刷して持って行ってあげるだけで、ユーザの印刷の手間が省けます。

印刷してまで読むというのが手間ですよね。

印刷して持って行ってあげることで、システムに向かえばすぐに操作することができます。

紙をプラスチックでコーティングしてあげる

プラスチック加工をするだけで、重要感が出ます。

また工場などの現場ユーザだと紙だと汚れたり、濡れたりするので、プラスチック加工するだけでも喜んでみてくれます。

ちょっとした気遣いで、読まれるマニュアルにすることができるのです。

さいごに

ここまで読んでみていかがだったでしょうか?

ちょっとした工夫で読まれるマニュアルにすることができる、ということを理解いただけたかと思います。

お教えしたポイントを踏まえていくと、マニュアル作成に時間がかかるかもしれませんが、その分、問い合わせ件数が劇的に減ります!

しっかりと準備することで尾を引くことなくシステム稼働できまし、ユーザもしっかりとシステムを使ってくれるようになるので、惜しむことなくマニュアル作成に取り組みましょう。

サンプルマニュアルDL

サンプルマニュアルをPowerPoint, Word, Excel の3タイプを用意しました。

お好きなものをダウンロードして、ご利用ください。

パワーポイント(横):sample_manual_ppt_yoko

パワーポイント(縦):sample_manual_ppt_tate

ワード(縦):sample_manual_word_tate

エクセル(横):sample_manual_excel_yoko

エクセル(縦):sample_manual_excel_tate




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とく

僕は製造業の情報子会社に勤めて5年。 その後、転職し外資系ITコンサル会社で勤めています。 情シス・情報子会社って、ゆったりとして職場環境はいいですが、パートナー頼りでなかなかスキルがつかなかったり、会社の中でも頼りにしてもらいづらかったりしますよね。。。 当サイトでは、そんなIT部員のために、これから社会でイキイキと活躍できるための情報を紹介します。