【SAP】請求書訂正プロセスについて徹底解説!

【SAP】請求書訂正プロセスについて徹底解説!

請求書訂正とは、請求伝票の価格や数量に間違いがあったときに実施するプロセスです。

この記事では、請求書訂正の考え方・プロセスについて解説していきます。



請求書訂正の考え方

請求書訂正とは、請求処理までしてしまったものの価格・数量などが間違っていた場合に、修正する処理のことです。

得意先からの指摘や、自社内での気づきによって、請求書訂正をします。

 

請求書訂正では、一度登録・保存した請求伝票を削除・変更をするのではなく、修正の差分の伝票を追加で登録します。

これは一度登録・保存した請求伝票を自由に修正するのは、監査上よくないため、修正分の請求伝票を追加で登録する考えに則っています。

 

請求書訂正プロセス

それではSAPでの請求書訂正プロセスについて解説していきます。

 

請求書訂正プロセスフロー

まずは全体感を掴んでいただきたいので、プロセスフローを使って説明していきます。

請求書訂正プロセス

請求書訂正依頼は、大元の請求伝票参照で登録します。

その後、承認プロセスを経て、請求書訂正(クレジットメモ or デビットメモ)を登録していきます。

  • 返金の場合・・・クレジットメモ
  • 追加料金の場合・・・デビットメモ

 

請求書訂正依頼登録(T-code:VA01)

請求書訂正依頼は、大元の請求伝票参照で登録していきます。

伝票タイプは、“RK”

「受注タブ」の「受注理由」に請求書訂正をする理由を入れるようにします。

 

請求書訂正依頼伝票の場合、請求伝票から明細 x 2 行(クレジットメモ・デビットメモ)分が自動登録されます。

イメージとして、このようになります。

請求書訂正依頼明細イメージ

修正は、修正する明細のデビットメモ明細側の値を修正します。

  • クレジットメモ明細の値 > デビットメモ明細の値・・・返金
  • クレジットメモ明細の値 < デビットメモ明細の値・・・追加料金

 

もしくは、「価格条件」から直接訂正分の価格を修正することもできます。

 

最後に、価格を訂正しなかった明細を「未変更明細の削除」から一括削除することができます。

請求書訂正_未変更明細の一括削除

 

請求書訂正依頼承認(T-code:VA02)

承認する場合「明細概要タブ」の「請求ブロック」をBlankにする

これにより、請求書訂正処理に移ることができます。

 

仮に承認拒否をする場合「明細概要タブ」の「拒否理由」に承認拒否の理由をセットすることで、クレジットメモ・デビットメモの登録処理へ移れないようにします。

 

クレジットメモ・デビットメモ登録(T-code:VF01)

請求書訂正依頼の承認がされたのち、請求書訂正(クレジットメモ・デビットメモ)の登録ができるようになります。

請求書訂正(クレジットメモ・デビットメモ)は、請求書訂正依頼参照で登録していきます。

伝票タイプは、、、

  • クレジットメモ(価格のマイナス修正)の場合、“G2”
  • デビットメモ(価格のプラス修正)の場合、“L2”
請求書訂正プロセス_請求書訂正登録

 

サマリ

請求書訂正は、価格・数量が間違っていた場合に、使用するプロセスです。

どの企業でもオペレーションミスはありうるので、SAP導入する場合は、必ず実施するプロセスです。

この記事を読んで、請求書訂正の考え方・プロセスについて少しでも理解いただけたら幸いです。

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