【SAP】債務プロセス(FI-AP)について徹底解説!

【SAP】債務プロセス(FI-AP)について徹底解説!

債務管理では、仕入先への出金データなどをすべて管理します。

債務は、SAP FIのFI-APサブモジュールにあたり、債務=AP(Accounts Payable)の略です。

 

債務プロセスは、調達プロセス(MM)の請求書照合処理と密接な関連があります。

基本的には、MMの請求書照合→FIの出金 というプロセスが一般的です。

 

この記事では、調達から債務までのプロセス、モジュール間の処理の流れが分かるように、解説していきます。

まずは基本パターンの解説をしますので、FIが初めての人は、ぜひ最後まで読んでみてください。

債務(AP)とは

「債務」とは、簡単に言うとお金を支払う義務のことです。

モノやサービスをもらった代わりに、お金の支払いをします。

SAPでは、モノ・サービスの仕入先からの調達により、仕入先へお金を支払う義務(債務)が発生します。

仕入先からの調達を起点に、債務プロセスが始まるため、債務プロセスはMMモジュールとの関係が深いんです。

 

債務と混同しやすいのが、「債権」です。(債権=AR(Accounts Receivable))

債権は、お金を受け取る権利です。

債権は、債務と逆で、モノ・サービスを販売した代わりに、得意先からお金をもらう必要があるので、SDモジュール(販売)と関係が深いです。

こちらの記事で「債権プロセス」について解説しています。

 

債務プロセス

それではSAPの債務プロセスが、どのように進んでいくかお話していきます。

 

発注→入庫→請求書照合→出金

SAPの債務プロセスは、基本的に調達プロセスから始まります。

図にすると以下のようになります。(図の下に仕訳イメージも書いているので、そこも意識して見てみてください)

債務プロセスイメージ

発注→入庫→請求書照合→出金 というプロセスで進みます。

その中でも、発注入庫→請求書照合→消込転記 で、会計伝票が登録されます。

それぞれ、どういう会計伝票・会計仕訳になるか、解説していきます。

 

発注入庫

発注入庫では、仕入先からの発注品を自社在庫として入庫します。

つまり自社在庫が増える(自社資産が増える)ので、このような会計仕訳が自動で登録されます

原材料/入庫請求仮勘定

原材料が増えて、入庫請求仮勘定がたちます。

 

請求書照合

仕入先から請求書が届き、請求書の内容(金額)が正しいか確認します。

請求書をもらっても、いきなりお金を支払うわけではないので、いったん「買掛金」という形で計上します。

請求書照合伝票を登録すると、このような会計仕訳が自動で登録されます。

入庫請求仮勘定/買掛金

 

買掛金を計上することにより、入庫請求仮勘定が消込まれます。

イメージとしては、こんな感じです。

原材料/入庫請求仮勘定

入庫請求仮勘定/買掛金

 

出金

調達部門で請求書の金額に問題ないことが確認できたら、仕入先へお金の支払い処理(出金)をします。

このとき、請求書照合処理で計上した買掛金を消込む必要があります。

そのため、T-code:FB05(消込転記) で実行します。

消込転記をする前に、T-code:FBL1N(仕入先明細照会)で、対象の仕入先を確認します。

 

例えば、現金で仕訳を計上すると、このような会計仕訳の会計伝票が登録されます。

消込転記のイメージは、こんな感じです。

原材料/買掛金

買掛金/現金

 

債務プロセス(マニュアル)

マニュアルは、手動で債務の会計伝票を登録することです。

MMモジュールを通さず、出金処理などがあった場合などに使用します。

プロセスは、以下の2ステップで進みます。

債務マニュアル転記プロセス

ポイントは、T-code:FV60(仕入先請求書伝票登録)です。

いきなり債務の会計伝票が登録できるトランザクションなので、運用などで承認プロセスを通すこともあります。

(誰も知らないところで、会社のお金が減っていたら困りますもんね)

 

会計伝票のステータス

承認プロセスを設けるために重要なのが、会計伝票のステータスです。

SAPには3つの会計伝票のステータスがあります。

  • 保留
  • 未転記
  • 転記

それぞれ、どのような意味があるかというと、

  • 保留は、担当者が入力しただけの状態
  • 未転記は、担当者が入力完了し、承認者にチェックをもらえるた状態
  • 転記は、承認者がチェックをし、総勘定元帳に記録された状態

 

会計伝票登録には、この会計伝票ステータスを頭に入れたうえで、承認プロセスを考える必要があります。

 

権限制御に使えるトランザクションコードの考え方

【保留・未転記(担当者向け)】

いきなり会計伝票転記ができるトランザクションコードは、Vシリーズだと覚えてください。

  • T-code:FV60(仕入先請求書入力)

ここでは、入力する伝票タイプによって、トランザクションコードを分けます。

 

  • T-code:FBV1(未転記伝票登録)
  • T-code:FBV2(未転記伝票変更)

伝票タイプ問わず、すべての会計伝票の保留・未転記ができます。

 

【転記(承認者向け)】

いきなり会計伝票転記ができるトランザクションコードは、Bシリーズだと覚えてください。

  • T-code:FB60(仕入先請求書入力)

ここでは、入力する伝票タイプによって、トランザクションコードを分けます。

 

  • T-code:FB01(転記伝票登録)
  • T-code:FB02(転記伝票変更)
  • T-code:FB05(消込転記)
  • T-code:FB08(伝票反対仕訳(取消))

伝票タイプ問わず、すべての会計伝票の保留・未転記ができます。

 

これらのトランザクションコードを、適切なユーザに割り当てて、業務プロセスフローを検討することで、監査上、問題のない業務ができるようになります。

 

参考:債務レポート

債務レポートには、以下の2種類があります。

  • T-code:FBL1N(仕入先明細照会)
  • T-code:S_ALR_87012082(国内通貨仕入先残高)

 

T-code:FBL1N(仕入先明細照会)

選択画面で、

  • 仕入先
  • 会社コード
  • 日付情報
  • など

を入力し、実行すると、対象の会計伝票が一覧で出てきます。

 

一覧では、

  • 仕入先
  • 伝票番号
  • 伝票タイプ
  • 伝票日付
  • 金額

といった情報が参照できます。

 

T-code:FBL1N(仕入先明細照会)では、会計伝票単位の情報が見れることが特徴です。

 

T-code:S_ALR_87012082(国内通貨仕入先残高)

選択画面で、

  • 仕入先
  • 会社コード
  • 会計年度
  • 会計期間
  • 出力コントロール(オプション)
  • など

を入力し、実行すると、対象の会計伝票が一覧で出てきます。

 

一覧では、

  • 会社コード
  • 仕入先
  • 通貨
  • 会計残高
  • など

といった情報が参照できます。

 

T-code:S_ALR_87012082(国内通貨仕入先残高)では、仕入先単位の残高が見れることが特徴です。

(会計伝票単位では見れません)

 

まとめ:債務プロセスの基本パターンは請求書照合→出金

債務プロセスの基本パターンは、MMモジュールの請求書照合から、FIモジュールでの出金(消込転記)です。

債務プロセスには、他にも

  • 前払金
  • 相殺

といったプロセスがあります。

しかし、どのプロセスも基本的には、請求書照合→出金のプロセスに基づきます。

まずはこの記事で、債務プロセスの基本パターンを理解してもらえれば幸いです。

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とく
製造業界、素材産業にて、SAP ERPの導入・保守を経験。会社の情報システム部門→外資系コンサル会社→育休→独立(フリーランス)。 SAP導入プロジェクトの仕事をする傍ら、SAPに関する情報をブログで発信。