【SAP】前払金プロセスについて徹底解説!

【SAP】前払金プロセスについて徹底解説!

前払金は、仕入先から仕入品を受け取る前に、予めいくらかのお金を払っておくことを言います。

SAPにももちろん、前払金のプロセスがありますが、通常の債務プロセスとは、ちょっと異なります。

この記事では、SAPの前払金処理をするための前提設定・前払金プロセスがどのように進むのかを解説していきます。

 

※こちらの記事で、得意先からの前受金プロセスを解説しているので、気になる方は参考に読んでみてください。(前払金と逆のプロセスです)

前払金とは

前払金とは、仕入先から仕入品をもらう前に、予めいくらかのお金を支払っておくことです。

前払金は、前金・内金・手付・頭金など、いろいろな呼び名があります。

 

前払金は、仕入先から見て自社の与信が低かったり、出荷する仕入品があまりにも高額な場合、仕入品をもらう前に、総額の何%かのお金を事前に支払います。

前払金をもらうかどうかは、仕入先との契約次第になります。

 

みなさんも車の購入で前金を払ったり、賃貸不動産の契約で前もって4月分の家賃を払ったりしたことがあると思います。

それと同じです。

 

前払金の仕訳

一般的な話になりますが、前払金は「資産」になります。

自社視点で見れば、将来必ず仕入先から仕入品・サービスをもらうことになるため、資産扱いになります。

 

そのため、以下のように前払金は資産に仕訳が立ちます。

前払金支払い時

前払金(10,000円)/現金(10,000円)

前払金が資産に残っているということは、まだ仕入品・サービスを受け取っていないということになります。

 

その後、実際に仕入品を受け取りし、請求書照合をした時に、買掛金が上がります。

(仕入品の価格が5万円のケース)

請求書照合時

入庫請求仮勘定(50,000円)/買掛金(50,000円)

 

そして、前払金の消し込み処理をします。

前払金消込

買掛金(10,000円)/前払金(10,000円)

 

仕入品が5万円で、前払金が1万円だったので、仕入品受け取り後に残り4万円は仕入先へお支払いします。

支払えば、買掛金を消し込みます。

残額支払い時

買掛金(40,000円)/現金(40,000円)

 

※前払金消込と買掛金消込を同時に実施しても問題ありませんが、残金が支払うまでリードタイムがあるため、2回に分けるか、1回で終わらせるかは運用の決め次第です。

(上の例では2回に分けています)

 

1回で消込む場合は、以下のような仕訳になります。

1回で前払金・買掛金の消込

買掛金(50,000円)/現金(40,000円)

/前払金(10,000円)

 

前払金の前提設定

前払金プロセスをするための前提設定は、2ステップあります。

  1. 代替統制勘定コードの登録
  2. 代替統制勘定コードと統制勘定コードのリンク

 

①代替統制勘定コードの登録(T-code:FS00)

前払金は通常の債務と異なり、「前払金」を資産に計上する必要があります。

そのため、前払金用の「代替統制勘定コード」を事前に設定する必要があります。

 

代替統制勘定コードは、T-code:FS00 から登録します。

「資産」を指定し、テキストを「前払金」などの分かりやすいテキストにしておきます。

 

②代替統制勘定コードと統制勘定コードのリンク(T-code:OBYR)

続いて、先ほど登録した前払金用の「代替統制勘定コード」を「統制勘定コード」に関連付けるリンク設定をしていきます。

 

T-code:OBYR もしくはSPROから設定をしていきます。

設定方法
  1. 最初の画面で、特殊仕訳コード:A(前払金)の行をダブルクリックします
  2. ポップアップ画面が出てくるので、関連する勘定コード表を入力します
  3. 最後に、リンクさせる「統制勘定コード」と「代替統制勘定コード」を入力していきます

③の「統制勘定コード」には、通常の支払いで使用する勘定を入力します。

 

統制勘定コード・代替統制勘定コードのリンクを登録しておくことで、

  • 通常の支払→統制勘定コード
  • 前払金の支払→代替統制勘定コード

という具合に、自動的に提案されるようになります。

 

前払金のプロセス

前払金プロセスは、大きく以下の2つのプロセスで進んでいきます。

前払金プロセス
  1. 前払金の支払
  2. 残額の支払

 

プロセスフローのイメージはこんな感じです。

前払金プロセスイメージ

それでは1つずつ詳しく解説していきます。

 

発注→請求支払(前払金用)

発注伝票登録後、さっそく前払金を支払いするための前払金用の請求支払伝票を登録します。

前払金用の請求伝票は、T-code:F-47 で登録します。

通常の請求書照合登録(T-code:MIRO)では、「入庫請求仮勘定/買掛金」の仕訳が立ちますが、

前払金の場合、会計伝票が登録されず、「備忘明細」に登録されます。

備忘明細とは、未払いの前払金があるよ ということを忘れないようにするための伝票です。

 

前払金伝票転記

実際に前払金を支払うための備忘明細を登録し、仕入先へ前払金を支払ったら「前払金伝票転記」をします。

 

T-code:F-48(前払金伝票転記)で処理します。

ポイントは、特殊仕訳コード:A を指定することです。

 

転記ができれば、T-code:FBL1N(仕入先明細照会)で、「タイプ:特殊仕訳トランザクション」を指定し、実行することで、前払金の会計伝票一覧を見ることができます。

 

前払金が1万円の場合、このような仕訳で会計伝票が登録されます。

前払金受け取り時

現金(10,000円)/前払金(10,000円)

 

入庫

実際に仕入品が仕入先から出荷され、自社に仕入品が届けば、入庫をします。

入庫では、自社在庫が増えるので、このような会計仕訳が自動で登録されます

原材料/入庫請求仮勘定

原材料が入庫され、入庫請求仮勘定が立ちます。

 

請求書照合(残額用)

仕入品が仕入先から届いた後、仕入先からの請求書の確認ををします。

請求書の確認(請求書照合)をしても、いきなりお金を支払うわけではないので、いったん「買掛金」という形で計上します。

 

請求書照合伝票を登録すると、このような会計仕訳が自動で登録されます。

(仕入品の価格が5万円の場合)

請求書照合時

入庫請求仮勘定(50,000円)/買掛金(50,000円)

 

前払金 消込転記

予め支払った前払金を買掛金で消込転記します。

T-code:FB05(消込転記) で実行します。

消込転記をする前に、T-code:FBL1N(仕入先明細照会)で、対象の仕入先の消し込む伝票を確認します。

 

前払金が1万円だったので、買掛金1万円と消し込みます。

前払金の消し込みをすると、このような仕訳の会計伝票が登録されます。

前払金消込

前払金(10,000円)/買掛金(10,000円)

 

残額 消込転記

実際に残額分を支払ったら、買掛金と支払った勘定で消込転記をします。

T-code:FB05(消込転記) で実行します。

消込転記をする前に、T-code:FBL1N(仕入先明細照会)で、対象の仕入先の消し込む伝票を確認します。

 

仕入品が5万円で、前払金が1万円だったので、仕入品受け取り後に残り4万円は仕入先へお支払いします。

支払えば、買掛金を消し込みます。

残額支払い時

買掛金(40,000円)/現金(40,000円)

 

参考:前払金・買掛金の同時消込

前払金消込と買掛金消込を同時に実施しても問題ありませんが、残金が支払うまでリードタイムがあるため、2回に分けるか、1回で終わらせるかは運用の決め次第です。

(上の例では2回に分けています)

 

1回で消込む場合は、以下のような仕訳になります。

1回で前払金・買掛金の消込

買掛金(50,000円)/現金(40,000円)

/前払金(10,000円)

 

まとめ:前払金プロセスは2ステップ

前払金プロセスは以下の2ステップです。

前払金プロセスの2ステップ
  1. 前払金の支払
  2. 残金の支払
前払金プロセスイメージ

通常の債務プロセスよりも、前払金計上・消込処理が入ります。

 

どの企業でも前払金の業務はあります。

考え方はシンプルなので、ぜひこの記事を通して、前払金プロセスと前提設定について理解いただければと思います。

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TK
製造業界、素材産業にて、SAP ERPの導入・保守を経験。会社の情報システム部門→外資系コンサル会社→育休→独立(フリーランス)。 SAP導入プロジェクトの仕事をする傍ら、SAPに関する情報をブログで発信。